Mendapatkan kenaikan gaji merupakan impian setiap pekerja. Namun, untuk mewujudkan impian tersebut, kamu perlu mempersiapkan diri dengan baik, termasuk dalam menulis surat permohonan kenaikan gaji. Surat ini menjadi jembatan komunikasi formal antara kamu dan atasan, sehingga harus disusun dengan matang dan profesional.
Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang cara menulis surat permohonan kenaikan gaji yang efektif, dilengkapi dengan tips dan trik yang bisa kamu gunakan untuk meningkatkan peluang keberhasilanmu. Simak baik-baik, ya!
1. Pahami Alasan dan Tujuanmu
Sebelum menulis surat permohonan kenaikan gaji, penting untuk menentukan alasan dan tujuanmu dengan jelas. Apa saja yang ingin kamu capai dengan meminta kenaikan gaji?
- Meningkatkan standar hidup: Apakah kamu ingin memiliki penghasilan yang lebih tinggi untuk memenuhi kebutuhan hidup yang meningkat?
- Membayar biaya pendidikan: Apakah kamu ingin membiayai pendidikan anak atau melanjutkan studi?
- Investasi masa depan: Apakah kamu ingin menabung atau berinvestasi untuk masa depan?
Menentukan tujuanmu akan membantu kamu untuk menyatakan alasanmu dengan lebih fokus dan persuasif dalam surat permohonan.
2. Riset dan Analisa Kenaikan Gaji
Sebelum mengajukan permohonan, lakukan riset dan analisa mengenai kenaikan gaji yang realistis.
- Pertimbangkan posisi dan pengalamanmu: Seberapa berpengalaman kamu di bidang pekerjaanmu? Apakah kamu memiliki sertifikasi atau kualifikasi khusus?
- Bandingkan dengan standar industri: Berapa rata-rata gaji untuk posisi serupa di perusahaan lain? Kamu bisa mencari informasi ini melalui situs web pencarian kerja atau badan statistik.
- Perhatikan kinerja perusahaan: Apakah perusahaan sedang mengalami pertumbuhan yang baik? Apakah perusahaan memberikan bonus atau insentif kepada karyawan?
Informasi ini akan membantu kamu menentukan besaran kenaikan gaji yang wajar dan realistis untuk diajukan.
3. Buat Kerangka Surat yang Terstruktur
Struktur surat permohonan kenaikan gaji yang baik akan membantu kamu untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan terstruktur. Berikut adalah kerangka surat yang bisa kamu gunakan:
a. Salam pembuka:
- Mulai dengan salam formal seperti “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan]”.
- Tuliskan jabatan dan nama lengkap atasanmu.
b. Paragraf pembuka:
- Sampaikan maksud dan tujuan surat dengan singkat dan jelas.
- Tuliskan bahwa kamu ingin mengajukan permohonan kenaikan gaji.
c. Paragraf isi:
- Jelaskan secara detail tentang alasan dan kontribusimu yang mendukung permohonan kenaikan gaji.
- Tuliskan prestasi dan pencapaianmu selama bekerja.
- Sertakan data dan bukti yang mendukung klaimmu, seperti hasil kerja, penghargaan, dan feedback positif dari klien.
- Hindari mengeluh atau menyalahkan orang lain.
d. Paragraf penutupan:
- Sampaikan harapanmu untuk dipertimbangkan dan dibicarakan lebih lanjut.
- Berterima kasih atas waktu dan perhatian atasanmu.
e. Penutup:
- Tuliskan nama lengkap dan tanda tanganmu.
- Tuliskan tanggal pembuatan surat.
4. Gunakan Bahasa yang Profesional dan Sopan
Saat menulis surat permohonan kenaikan gaji, gunakan bahasa yang profesional dan sopan, meskipun kamu merasa akrab dengan atasanmu.
- Hindari menggunakan bahasa informal atau slang.
- Gunakan kalimat yang lugas dan mudah dipahami.
- Tulis dengan nada yang positif dan optimis.
Contoh:
- “Saya merasa bahwa pengalaman dan kontribusi saya selama ini telah memberikan nilai tambah bagi perusahaan.” (positif)
- “Saya berharap dapat terus berkontribusi pada kemajuan perusahaan.” (optimis)
5. Tunjukkan Prestasi dan Kontribusimu
Bagian terpenting dalam surat permohonan kenaikan gaji adalah menjelaskan prestasi dan kontribusimu. Tunjukkan bukti konkret yang menunjukkan nilai tambahmu bagi perusahaan.
- Tuliskan prestasi yang kamu raih selama bekerja, seperti peningkatan penjualan, optimalisasi proses, atau penghematan biaya.
- Sertakan data dan angka untuk memperkuat klaimmu.
- Berikan contoh konkret tentang bagaimana kamu telah melampaui target atau mencapai hasil yang luar biasa.
6. Tuliskan Rencana dan Harapan Masa Depan
Di bagian penutup, tuliskan rencana dan harapanmu untuk masa depan di perusahaan. Hal ini menunjukkan bahwa kamu memiliki komitmen dan ingin terus berkembang bersama perusahaan.
- Jelaskan bagaimana kamu ingin terus belajar dan berkembang di posisi saat ini.
- Tuliskan rencana untuk meningkatkan kinerja dan berkontribusi lebih besar bagi perusahaan.
- Sampaikan keinginanmu untuk berkontribusi dalam proyek atau inisiatif baru.
7. Hindari Kesalahan Umum
Ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan saat menulis surat permohonan kenaikan gaji. Hindari hal-hal berikut:
- Mengeluh tentang gaji atau beban kerja. Fokus pada prestasi dan kontribusimu.
- Menuntut atau mengancam. Tuliskan permohonanmu dengan sopan dan profesional.
- Mempermasalahkan gaji rekan kerja. Fokus pada kinerja dan prestasi diri sendiri.
- Menggunakan bahasa informal atau slang. Gunakan bahasa yang formal dan sopan.
- Lupa mengecek kesalahan tata bahasa dan ejaan. Pastikan suratmu bebas dari kesalahan.
8. Revisi dan Proofread Surat
Setelah selesai menulis, bacalah kembali suratmu dengan teliti untuk memastikan bahwa semua informasi benar dan mudah dipahami.
- Perhatikan struktur, bahasa, dan alur cerita dalam suratmu.
- Pastikan suratmu bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.
- Minta pendapat dari orang lain untuk memberikan feedback.
9. Kirim Surat dengan Cara yang Tepat
Setelah surat selesai, kirimkan surat permohonan kenaikan gaji dengan cara yang tepat.
- Pilih metode pengiriman yang profesional. Kamu bisa mengirimkan surat melalui email atau surat resmi.
- Pastikan alamat email atau alamat surat atasanmu benar.
- Simpan salinan surat sebagai bukti pengiriman.
10. Siapkan Diri untuk Diskusi
Setelah mengirimkan surat, siapkan diri untuk diskusi dengan atasanmu.
- Rencanakan jawaban untuk pertanyaan yang mungkin diajukan oleh atasanmu.
- Bersikaplah profesional dan sopan selama diskusi.
- Tunjukkan bahwa kamu terbuka untuk negosiasi dan ingin mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.
Kesimpulan
Menulis surat permohonan kenaikan gaji bisa menjadi proses yang menegangkan, namun dengan mengikuti tips dan trik yang telah dijelaskan di atas, kamu dapat meningkatkan peluang keberhasilanmu. Ingatlah untuk selalu bersikap profesional, sopan, dan realistis dalam mengajukan permohonan. Selamat mencoba!
